HELP 
Uren boekingsprogramma
  Menu - Urenverantwoording - Uren boekingsprogramma

Mogelijkheden
  • Instellingen voor uren boeken
    Uren boeken in KING Finance is voornamelijk bedoeld voor het vastleggen van uren op afstand. In het pakket iMUIS zijn diverse instellingen mogelijk per medewerker en per artikel/werksoort, die niet vanuit KING Finance kunnen worden ingesteld. Een werksoort aanmaken is niet mogelijk in KING Finance. De accountant of systeembeheerder van de server, waarop het pakket iMUIS geïnstalleerd is, dient in het pakket iMUIS de benodigde instellingen uit te voeren om het invoeren van uren met KING Finance per medewerker en per artikel/werksoort in te stellen.
    >>> Zie de help van iMUIS - Declaraties en Urenverantwoording voor uitleg en stappenplannen om iMUIS Urenverantwoording in te richten.

  • Gebruikersrechten
    Afhankelijk van uw gebruikersinstellingen in iMUIS kunnen bepaalde velden wel of niet zichtbaar zijn. Hieronder wordt per veld aangegeven of het veld afhankelijk is van gebruikersinstellingen. Neem contact op met uw accountant/systeembeheerder als bepaalde velden niet getoond worden.
    • Boekingen van andere gebruikers en medewerkers
      In het programma Gebruikersbeheer van iMUIS kan per gebruiker worden ingesteld of deze de boekingen van andere medewerkers mag inzien en/of muteren. Tevens kan aangegeven worden of gebruikers boekingen mogen verzorgen voor andere gebruikers en / of medewerkers.
  • Kolom tonen
    Indien u hiervoor gebruikersrechten heeft, dan kunt u zelf kolommen toevoegen aan of verwijderen uit het scherm. Kies daartoe rechtermuisknop - Kolom tonen.
  • Urenstaat
    U kunt op ieder gewenst moment de urenstaat van een medewerker raadplegen en afdrukken. Kies daartoe Rechtermuisknop - Urenstaat.

Schermbeschrijving Urenboekingsprogramma
Jaar, week en dag selectie
  • Week, Jaar en Toepassen
    Vul hier het weeknummer in waarvoor u boekingen wilt invoeren. Vul hier het jaar in waarvoor u boekingen wilt invoeren. Gebruik eventueel de pijltjestoetsen naast deze velden om week en jaar te verhogen of te verlagen.
    Gebruik de knop "Toepassen" om het wijzigen van de week of het jaar door te voeren op het scherm.
  • Vandaag
    Gebruik de knop "Vandaag" om de invoerdatum op vandaag te zetten. Dit is een handige optie als u in andere weken boekingen hebt ingevoerd en geraadpleegd, en u weer terug wilt naar de invoer van vandaag.
  • 11 Knoppen met weeknummer
    Klik op een van de knoppen om de week waarvoor uren ingevoerd worden te kiezen.
  • Dagen van de week
    Klik op een van de knoppen om de dag waarvoor uren ingevoerd worden te wijzigen. De betreffende datum wordt naast deze knoppen weergegeven.

    • Nieuw: Maakt alle velden leeg, zodat u een nieuw Dagboek kunt invullen.
    • Verwijderen: Verwijdert het Dagboek uit de administratie
    • Opslaan: Slaat de nieuwe of gewijzigde gegevens op
    • Ongedaan maken: Maakt alle wijzigingen in alle velden ongedaan
  • Medewerker (selectie)
    • Kies "Alle medewerkers" om de regels te tonen van de medewerkers waarvan u de regels mag zien volgens de gebruikers instelingen.
    • Kies een medewerker om allee de regels van die medwwerer te zien
    • Let op:
      Het veld "Medewerker" BOVEN de urenregels is een selectie veld - alleen de regels van de geselecteerde medewerker worden getoond. Het is GEEN voorstel voor de in te voeren regel.

Invoervelden
Alles openen Alles sluiten
Velden beschikbaar om declaratieboekingsregels in te voeren
Aantal
Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden
Vul hier het aantal uren van de werksoort of het aantal stuks van het artikel in. Als de velden Begintijd en Eindtijd zijn ingevuld, zal bij het wijzigen van dit veld ook het veld Eindtijd bijgewerkt worden.
Artikel / werksoort
Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden
Alles wat u in rekening kunt brengen is een artikel/werksoort in KING Finance. Als het nummer van de artikel/werksoort niet bekend is, kunt u het dialoogvenster met alle artikelen/werksoorten oproepen. [F4]
In iMUIS worden artikelen (materialen) en werksoorten in één tabel bijgehouden. U kunt per artikel aangeven of het een werksoort betreft. Voorbeelden van werksoorten zijn jaarstukken maken, loonadministratie uitvoeren, journaalposten invoeren etc. De aantallen die ingevoerd worden bij de boeking van een werksoort hebben altijd betrekking op de urenverantwoording.

NB Geblokkeerde artikel/werksoorten worden NIET getoond als u [F4] toetst.

Of u in dit veld alleen artikelen, alleen werksoorten of beiden kunt invullen is afhankelijk van Gebruikersinstellingen in iMUIS

Bedrag
Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden
Het bedrag wordt automatisch voorgesteld door de berekening van het aantal maal het tarief min de korting.
Let op: Het bedrag mag gewijzigd worden. Het tarief wordt in dat geval automatisch op nul gezet. U kunt deze functionaliteit gebruiken om een declaratieregel voor een van te voren afgesproken bedrag te boeken.
Let op: Als de regel niet verrekenbaar is dan worden de velden Prijs/tarief en Bedrag automatisch op nul (0,00) gezet.
Begintijd - Eindtijd
Hier kan de begin- en eindtijd ingegeven worden bij werksoorten. Bij artikelen zijn deze velden niet toegankelijk. Bij invoer van beide tijden wordt automatisch het veld Aantal berekend. Bij Onverdichte regels kunnen deze velden op de declaratie worden afgedrukt. Toets [F11] om de huidige tijd in dit veld in te voeren. U kunt deze tijd nog aanpassen.
Betreft jaar
Dit veld kan alleen bij het invoeren van de regel gewijzigd worden, en niet als de regel al is opgeslagen.
In dit veld wordt automatisch het jaar voorgesteld. U kunt het jaar in dit veld wijzigen indien de declaratieboeking betrekking heeft op een ander (vorig) jaar. Voorbeeld: U werkt in 2008 aan de jaarstukken van 2007.
Betreft periode
Dit veld kan alleen bij het invoeren van de regel gewijzigd worden, en niet als de regel al is opgeslagen.
In dit veld wordt automatisch de periode voorgesteld. U kunt de periode in dit veld wijzigen indien de declaratieboeking betrekking heeft op een andere (vorige) periode. Voorbeeld: U werkt in periode 1 van 2008 aan stukken van periode 11 van 2007.
Budget (module Declaratiebudgetten)
U kunt alleen een budget invoeren als de debiteur, werksoort, medewerker, kostenplaats, kostendrager en Betreft jaar van de declaratieboekingsregel gelijk zijn aan één van de beschikbare budgetten
Toets [F4] voor een overzicht van beschikbare budgetten voor de ingevoerde declaratieboekingsregel.

Uitleg over declaratiebudgetten
Als er afspraken gemaakt zijn tussen accountant en cliënt over de hoeveelheid/bedragen die in de loop van één jaar van een werksoort afgenomen moeten/mogen worden, is het voor de accountant zaak een controlesysteem op te bouwen dat bijhoudt of de afspraken nageleefd worden. De module Declaratiebudgetten biedt deze mogelijkheid, omdat hiermee de aantallen/bedragen per debiteur/werksoort vastgelegd kunnen worden. De ingevoerde aantallen/bedragen worden gerelateerd aan de gedeclareerde bedragen in de boekhouding, zodat direct gezien kan worden hoe de werkelijke cijfers zich verhouden tot de budgetten. Tevens zal tijdens de declaratie-invoer een signaal gegeven worden als de budgetten overschreden worden.

Uitleg over verplichten van declaratiebudgetten
U kunt het invoeren van een declaratiebudget verplichten voor combinaties van medewerker en artikel/werksoort. Alleen declaratieboekingsregels waarin bij de medewerker EN bij de artikel/werksoort in iMUIS op de server de optie  "Gebruik declaratiebudget verplicht" is aangevinkt zullen hierop gecontroleerd worden tijdens de invoer in het programma Declaraties/uren boeken.

Datum
Dit veld wordt ter attentie geel gekleurd indien de ingevoerde datum buiten de geselecteerde periode/jaar valt.
Vul hier de datum in waarop de te declareren werkzaamheden uitgevoerd zijn (de dag waarop de uren gemaakt zijn). In het geval van een niet verrekenbare werksoort kunt u een op de situatie van toepassing zijnde datum invoeren.

iMUIS zal de huidige systeemdatum voorstellen, maar u kunt deze altijd wijzigen.

Debiteur
Vul hier het debiteurnummer in. Als het nummer van de debiteur niet bekend is, kunt u het keuzevenster met alle debiteuren oproepen door in dit veld te klikken en [F4] te toetsen.
Kortingspercentage
Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden
Voor artikelen waarvoor een kortingspercentage is vastgelegd, wordt dit percentage hier getoond. U kunt desgewenst handmatig een kortingspercentage invoeren voor werksoorten.
Korting over korting
Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden
Voor artikelen waarvoor een kortingspercentage is vastgelegd, wordt dit percentage hier getoond. U kunt desgewenst handmatig een kortingspercentage invoeren voor werksoorten.

Deze kolom behoort tot de module Extra verkoopprijzen en kortingen Deze kolom is alleen beschikbaar als de optie "Korting over korting gebruiken" in de tabel Basisgegevens Artikelen is aangevinkt Als u over het kortingspercentage nog eens korting wilt geven dan kunt u het percentage korting over korting hier invullen. Voorbeeld Korting over korting: 100 - 10% = 90 - 10% = 81
Kostendrager
Dit veld is alleen beschikbaar indien op de server de module iMUIS Projecten is geïnstalleerd
Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden

U kunt declaratieboekingsregels koppelen aan een kostendrager. Wanneer het nummer van de kostendrager niet bekend is, kunt u het keuzevenster met alle kostendragers oproepen [F4].

Kostendrager van de medewerker automatisch voorstellen
De kostendrager, die is ingevoerd in iMUIS op de server - programma Tabellen - tabel Medewerker - tabblad Declaraties/urenverantwoording, wordt automatisch voorgesteld in de urenboeking.

Kostenplaats
Dit veld is alleen beschikbaar indien op de server de module iMUIS Projecten is geïnstalleerd
Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden

U kunt declaratieboekingsregels koppelen aan een kostenplaats. Wanneer het nummer van de kostenplaats niet bekend is, kunt u het keuzevenster met alle kostenplaatsen oproepen [F4].

Kostenplaats van de medewerker automatisch voorstellen
De kostenplaats die is ingevoerd in iMUIS op de server - programma Tabellen - tabel Medewerker - tabblad Declaraties/urenverantwoording wordt automatisch voorgesteld in de urenboeking.

Medewerker
Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden
U kunt declaratieboekingsregels koppelen aan een medewerker. U kunt  het dialoogvenster met alle medewerkers oproepen [F4].
Wanneer u een artikelboeking maakt, dan kunt u de medewerker eventueel leeg laten. Wanneer u een werksoort boeking invoert, moet u een medewerker invoeren.

Op de pagina Urenstaat kunt u de gehele urenstaat voor de medewerker raadplegen. Ook is zichtbaar hoeveel uren er nog verantwoord moeten worden. Het aantal te verantwoorden uren per medewerker is in iMUIS vastgelegd.

Voorbeeld van gebruik
Dezelfde medewerker voorstellen
Om dezelfde medewerker voor te stellen in opeenvolgende regels dient u de optie [rechtermuisknop - Velden overnemen] te kiezen en de kolom "Medewerker" bij "Overnemen" te zetten.

Omschrijving
Dit veld wordt automatisch gevuld met de omschrijving van de artikel/werksoort die in de regel gebruikt wordt. U kunt deze omschrijving wijzigen.
Opnemen op eindafrekening
Declaratieboekingsregels voor een debiteur aan wie u voorschotnota's met eindafrekening in rekening brengt kunnen in de declaratieboekingsregel handmatig worden gewijzigd wat betreft de instelling of de regel op de eindafrekening wordt opgenomen. Kies Ja om de regel op de eindafrekening op te nemen, kies Nee om de regel buiten de eindafrekening om in rekening te brengen en kies Automatisch om de regel volgens de instelling "Blokkeren voor verrekening met voorschotten" in de artikel/werksoort wel of niet op de eindafrekening op te nemen.
Prijs/tarief
Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden
KING Finance stelt automatisch het tarief van de artikel/werksoort voor. U kunt het tarief handmatig wijzigen.

Waar is het tarief vastgelegd?
Dit tarief is ingevoerd in iMUIS op de server - programma Tabellen -  tabel Artikel/werksoort - tabblad Algemeen - veld Verkoopprijs.

Let op: Als de regel niet verrekenbaar is dan worden de velden Prijs/tarief en Bedrag automatisch op nul (0,00) gezet.

NB:
Het tarief wordt automatisch op 0,00 gezet, als u een boeking invoert voor een debiteur die voorschotten aan u betaalt, behalve voor artikel/werksoorten waarvoor aangegeven is dat ze geblokkeerd zijn voor verrekening met voorschotten.

Prijs/tarieflijst
Tarieflijst is in dit programma de benaming van een prijslijst. Prijslijsten kunnen door de accountant in iMUIS op de server aangemaakt worden in de tabel Prijslijst.
Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden
Indien u gebruik maakt van tariefdifferentiatie, dan kunt u in KING Finance per declaratieregel aangeven welke tarieflijst voor de regel van toepassing is. Het tarief in de regel zal worden aangepast aan de tariefregels van de tarieflijst.
Verrekenbaar
Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden
Of een regel verrekenbaar is of niet wordt automatisch voorgesteld tijdens het invoeren van een declaratieboeking. U kunt de instelling handmatig wijzigen.

Waar is deze optie vastgelegd?
De waarde in deze kolom wordt voorgesteld vanuit iMUIS op de server -programma Tabellen - Artikelen/werksoorten - tabel Artikel/werksoort - tabblad Declaraties/urenverantwoording - veld Verrekenbaar.

Werken met voorschotten
Indien u een urenboeking invoert voor een debiteur, die werkt met "Voorschotten zonder eindafrekening", dan zal in deze kolom de waarde "Verrekend in voorschot" voorgesteld worden. Indien u de waarde verandert van Ja naar Nee zullen de velden Tarief en Bedrag geschoond worden. Indien de waarde later weer op Ja gezet wordt, dan zullen Tarief en Bedrag opnieuw berekend en ingevuld worden.

Let op: Als de regel niet verrekenbaar is dan worden de velden Prijs/tarief en Bedrag automatisch op nul (0,00) gezet.

Let op: Bij boekingen met een artikel/werksoort, waarvan de declaratiesoort "Tijd voor tijd" is, kunt u de waarde in dit veld niet wijzigen.


Extra informatie
  • Onder de declaratieboekingsregels kunt u de velden Debiteur, Artikel, Kostenplaats en Kostendrager raadplegen.
  • De velden Kostenplaats en Kostendrager zijn alleen beschikbaar indien op de server de module iMUIS Financieel uitgebreid en/of Projecten is geïnstalleerd
  • Tevens kunt u hier een opmerking invoeren bij de huidige declaratieboekingsregel